Vlastní projektový canvas:
Koncentrujte projekty do 20 bloků

Lukáš Havlík   19. 5. 2020


Vedete nebo kontrolujete několik projektů a šiklo by se vám kondenzovat všechny informace na jedné stránce? Nám taky. Navrhli jsme proto upravený projektový canvas, který kombinuje základní charakteristiky projektu s těmi strategickými a rozvojovými. Nabízíme ho ke stažení zcela zdarma.

Proč vlastní canvas?

Štíhlé modelové šablony jsou tu s námi už řadu let. Nejspíš znáte poměrně rozšířený a používaný Business Model / Lean Canvas (spolu s Value Proposition Canvas dostupný třeba zde), na nějž v podobném principu navázaly modely pro řízení značky, leadership nebo třeba projektový management (spousty z nich najdete interaktivně třeba tady). 

I pro nás byl jedním z hlavních zdrojů inspirace pro vlastní řešení. K obecnějším blokům jako Tým, Rozpočty či Rizika jsme připojili další oblasti, například Sekundární přínos projektu, jeho Příležitosti nebo Priority. Finální 20blokový canvas díky tomu dokáže pokrýt velké množství důležitých informací, s nimiž pravidelně na marketingu pracujeme. Stačí k tomu přitom jediný list (virtuálního) papíru.

Na canvas samozřejmě navazují podrobnější dokumenty, zápisy a analýzy (typicky třeba pro blok Cílovky (persony)), do nichž v případě potřeby můžeme dál nahlížet. Gró ale máme pokupě – canvas se tím pádem stává základnou jak pro popis projektu, tak pro jeho další směřování a posun. Právě rozvoj projektu nám v původním modelu chyběl, přitom ho pravidelně řešíme.

Komu by se mohl hodit?

  • Osobně canvas využívám hlavně jako vedoucí týmu odpovědný za své projektové manažery a jejich projekty. Na schůzkách v něm například rychle a přehledně sleduji ne/plnění domluveného postupu a současně mám určitou míru jistoty, že vedoucí o projektu v některých kategoriích pravidelně přemýšlí. Canvas samozřejmě nevyřeší vše, například s vývojem fakturace pracujme zvlášť.
  • Jako projektový vedoucí si hezky a jasně utřídím směřování projektu, jeho hrubý časový rozvrh a celkový kontext, na který se může občas zapomínat. Na vyplněný canvas pak získám díky kategorizaci rychlý feedback kolegů a můžu si na něj navázat i podrobnější rozpad úkolů.
  • Prakticky může pomoci všem, kteří pracují na nějakém projektu – rychle si připomenou účel, cíle nebo cílovky. Ve výsledku je záměrem přispět ke kvalitnímu a standardizovanému projektovému řízení a jeho kontrole společně s přidanou hodnotou rozvoje klienta a jeho byznysu.

Účel, cílovky, priority

Z čeho se náš canvas vlastně konkrétně skládá? Jde o mix základního popisu projektu a jeho strategických částí seřazených do určité míry chronologicky (možná tím pádem trochu proti tradici modelů canvas) zleva doprava a shora dolů tak, aby na sebe přirozeně navazovaly i v rozmýšlení. Vše směřuje zejména ke kvalifikovanému seřazení priorit.

Zde je potřeba říci, že canvas neprošel nějakým sofistikovaným prototypováním mimo naše (on‑line marketingové) prostředí. Je proto možné, že vám v něm nějaká kategorie bude přebývat a jiná zase chybět, seřazení vám také nemusí dávat smysl. Klidně si canvas libovolně upravte (a to i prostorově), sám nemůžu slíbit, že naše verze bude za rok vypadat úplně stejně a ponese stejné bloky. 🙂

Před následujícím popisem jednotlivých oblastí si náš canvas stáhněte (najdete ho na konci článku), bude to pro vás mnohem přehlednější.

Úvodní popis projekt

  • Projekt Rok – To nejsnazší na začátek. Jde jednoduše o název projektu (například značka klienta) a období, ke kterému se canvas váže. My klasicky používáme jeden kalendářní rok, může jít ale také o rok hospodářský nebo kratší dobu.
  • Velikost projektu / rozpočty – Kategorie ilustrující robustnost projektu. Ovlivňuje třeba velikost týmu, jeho expertízu a další oblasti. Může sem patřit domluvený objem práce, rozpočet nebo třeba obrat klienta. Na tento blok mohou navazovat soubory s automatickou kontrolou investic do propagace či další finanční analýzy.
  • Účel projektu – Proč je pro nás projekt zajímavý a důležitý? Jaké od něj máme očekávání, jaké očekávání má klient? K čemu společně směřujeme?
  • Sekundární přínosy projektu – Jde o vedlejší efekty spolupráce. Projekt se může hodit třeba na lepší poznání segmentu zboží nebo pro školení juniora.
  • Tým – Kdo na projektu pracuje a kdo ho vede. Jde tedy o jména kolegů, jejich funkce v projektu, případně jejich expertízu.
  • Bus factor – Doplňková, ale někdy užitečná kategorie. Označuje základní riziko projektu spojené s jeho závislostí na konkrétních lidech. Původně šlo o počet vývojářů, jejichž odchod (doslova přejetí autobusem 🙂 ) by způsobil velké problémy – zastavil by celý projekt. Čím vyšší číslo, tím lépe.

Obecné strategické kategorie

  • Zásadní lidé na straně klientaCo je trápí, co potřebují – Projekt není jen o plnění faktických cílů, ale také o budování vztahů s vedením a zaměstnanci zákazníka. Proto je  dobré znát konkrétní lidi a jejich potřeby/očekávání. Mohou být zásadní pro rozvoj projektu a jeho udržení.
  • Rizika, problémy, omezení – Problémy se nevyhnou žádnému projektu. Je dobré o nich vědět, znát jejich potenciální vlivy a případně i odhadovat pravděpodobnost, s jakou se mohou objevit. Jedině tak na ně dokážete rychle reagovat, anebo je naopak úplně odstranit ještě předtím, než se projeví. Může jít například o špatně nastavenou analytiku nebo pocit slabé vzájemné důvěry.
  • Cílovky (persony) – Tady trošku zabrušujeme do marketingové strategie (která se zpravidla řeší mimo canvas). Není ale od věci si pravidelně připomínat, koho chceme v kampaních či na webu oslovovat a jestli tak nyní opravdu děláme. Případně, jestli definice publik stále platí a správně na ně navazují další bloky.
  • Současné kanály / práce – Oddíl důležitý hlavně pro další body. Jde o shrnutí oblastí (produktů), které pro klienta již zajišťujeme. Může tak jít o spravované marketingové kanály (například Google, Facebook broad), konzultace k obchodní strategii či analýzu konkurence apod.
  • Další příležitosti / kanály / potenciál – Sem naopak patří práce, které pro klienta ještě neděláme, ale věříme, že by mu mohly pomoci v rozvoji. Řadíme sem také oblasti, jež klient třeba zrovna neřeší, ale za nás by měl – nemusíme je přitom nutně zajišťovat my.
  • Důležité události v roce – Čas hraje pro, často ale spíš proti projektovému vedoucímu. Je proto jednou z hlavních složek, s nimiž musí pracovat. Do této sekce patří hlavní události, na které nezapomenout – jak třeba ty marketingové (například začátek a konec sezóny, start masivní kampaně nebo Den deskových her, pokud je prodáváte), tak obecné – schůzky s klientem, veletrhy či důležité deadliny.

Cíle a priority

  • Cíle minulého rokuCíle tohoto roku – Projekt by měl mít zpravidla cíl, ke kterému směřujeme. V on‑line marketingu jde často o makrokonverze a na ně navázané metriky (transakce, tržby, ROI, PNO…) doplněné například stabilním projektovým řízením nebo uskutečněním důležité události. V canvas jsme nechali také cíle loňského roku, pokud nějaké existovaly – je dobré reflektovat, jestli byly dobře nastavené a jestli se je vůbec podařilo splnit (a zda jsou splnitelné třeba i letos).
  • Seřazení priorit – Tady už jde do tuhého. Ze všech vyplněných oblastí výše a ideálně také z komunikace s klientem a dalšího brainstormingu by měly vyvstat hlavní priority daného období. Doporučuji je seřadit buď odhadem a pocitově, anebo ještě lépe dle nějakých proměnných, jako je náročnost, přínos dokončení nebo potřeba klienta apod.
  • Priority Q1–Q4 – S prioritami pak vytvoříte plán na celý rok či jiné období. Dodáte jim de facto deadline, pokud jej ještě neměly. Víte tak, na co se kromě pravidelných prací u klienta zaměřit.
  • Faktory pro úspěch projektu / dosažení cíle – Na závěr je dobré se zamyslet, jestli má projekťák všechny potřebné zdroje pro dosažení cílů a vyřešení priorit – ať už časové, týmové, finanční či jiné. Pokud ne, je dobré o tom vědět a situaci dopředu řešit.

 

A je to! 🙂 Zhustili jsme spoustu zásadních informací na jednu A4 (s případnými odkazy na podrobnější informace jinam). Pro dlouhodobé a rozjeté projekty nemusí jít o nic složitého, u nových projektů s nedostatkem informací a znalostí klienta to může být naopak zajímavá výzva. Canvas vám minimálně ukáže, co všechno ještě nevíte a měli byste znát.

Co když ale přijde krize typu COVID19, to je nám pak půlka canvas k čemu, ptáte se? Máte pravdu, u plánů už to tak ale většinou bývá, že se v průběhu dle vnějších i vnitřních podmínek musí měnit a upravovat. Úvodní části canvas jsou rigidnější a v čase se nemusí tak pozměňovat, zbylé mohou být proměnlivější. Klidně je průběžně aktualizujte, anebo ještě líp, vytvořte si kopii původního souboru a v ní data upravujte. Na konci zvoleného období pak můžete soubory porovnat a vyhodnotit si, jestli byly změny správné, proč k nim docházelo a zda jim nejde příště předejít.

Pokud v současném canvas vidíte mouchy nebo vám nějaká sekce přímo nesedí či jiná chybí, dejte mi vědět. Sám mám za cíl jej dále vylepšovat (třeba i dle původní teorie). Také rozumím, že někomu jde do oka spíš chronologický soupis než prostorové vyplnění – bloky si klidně rozdělte pod sebe, rozšiřte je a přidejte další. Tím ještě zvýšíte komplexitu.

Jak už doufám vyplývá z textu, canvas nemá projekt všeobjímat od začátku do konce. K tomu používáme třeba checklisty, diagramy a další procesy (o nich třeba příště). Má spíše shlukovat důležité informace potřebné pro chápání potřeb klienta a celkový rozvoj projektu. S tím souvisí, že se náš konkrétní canvas nemusí hodit pro všechny typy projektů (například pro ty malé s jednou prioritou). I tak věřím, že v něm najdete alespoň špetku inspirace.