Tabulka vytíženosti: týmový time management rychle a jednoduše

Čas. Relativní fyzikální veličina ovlivňující všechno na této planetě i mimo ni. Přestože jde v pracovním prostředí o nejdůležitější komoditu, která odděluje úspěch od krachu, spokojenost od neštěstí, efektivitu od flákání…, často se s ní mrhá.

Existuje několik rozvinutých postupů a náhledů na time management (jeden z nich, GTD, hezky rozpracovala kolegyně Bára), jen málo společností přitom řeší základní vytíženost jednotlivých lidí. My na to šli v igloo marketingu trochu od lesa a specificky pro vlastní potřeby. Vytvořili jsme jednoduchou tabulku, která dokáže rychle promítnout plány zaměstnanců i projektů a ukázat, kde by mohl nastat problém. Mrkněte, jestli by nepomohla i vám.

Koho by mohl článek inspirovat?

• Manažery, odpovědné za vytíženost a efektivitu svých týmů;
• Projektové vedoucí se starostí o to, aby jejich projekty šlapaly i ekonomicky;
• Kohokoli s pocitem, že jeho práce postrádá základní plánování, či že si jeho času kolegové neváží.

Vstupní předpoklady (a problémy)

Širší kontext igloonetu

• Marketing máme v igloo rozdělený na několik smíšených týmů, ty současně nepracují jako samostatné jednotky, ale vzájemně si vypomáhají;
• V každém týmu jsou projektoví vedoucích (s velkými či středně velkými projekty), kteří v různé míře řeší současně také exekutivu kampaní, konzultace a školení interních týmů;
• Stavíme na tom, že každý člověk řeší více oblastí oboru a nezůstává pouze např. u správy účtů (včetně středního a vyššího managementu). Úkoly na něj tak můžou chodit z různých stran. Přináší to na jednu stranu různorodou práci, kterou si kolegové velmi pochvalují, na stranu druhou riziko hrnutí většího množství úkolů před sebou;
• Přestože často pracujeme s pevnými deadliny, velká část úkolů nemá nutné datum a hodinu, kdy musí být hotova, úkoly na sebe nenavazují. Vždy záleží na plánu a práci s prioritami;
• Máme hodně volnou pracovní dobu. Docházku si, byť s určitým schvalováním vedoucího, řídí prakticky každý sám;
• Pracujeme s projektovým systémem Redmine. Jde o open source, který na jednu stranu přináší nekonečný prostor pro vlastní řešení, na druhou stranu k němu přistupujeme jako k samostatnému projektu a před nasazením větších věcí testujeme, zdali je má smysl dál vyvíjet. To může aplikaci požadavků drobně protáhnout;
• Straníme se mikromanagementu. Spoléháme na schopnosti lidí fungovat efektivně v základních mantinelech a parametrech;
• Veškerou práci vykazujeme k daným projektům.

Co jsme potřebovali vyřešit?

• Někteří lidé jsou v rámci měsíce přetěžováni i za situace, že někdo jiný nemá zrovna do čeho píchnout, což poté z části souvisí také s jejich spokojeností;
• Vedoucí týmů nemohou efektivně kontrolovat, zdali si projektoví vedoucí domluvili kapacity dopředu;
• Lidé zapomínají, kolik hodin ze svého úvazku komu slibují. Stává se, že práce přepísknou, aniž by o tom vedoucí projektu věděl. Plánovaná ekonomika je ta tam;
• Lidé neví, kdo na čem pracuje;
• Manažer oddělení může jen stěží odhadovat krátkodobý mzdový náklad (v igloo proplácíme všechny přesčasy);
• Nedokážeme dostatečně přesně odhadnout, kdy potřebujeme nového člověka a kdy a jak dlouho naopak zvládneme pracovat ještě s nějakou rezervou či s odklonem od interních úkolů.

Výsledek: tabulka predikce, plánování a vyhodnocování vytíženosti/kapacit

Po zvážení možných alternativ jsme se rozhodli jít cestou tabulky, mající za cíl hromadně plánovat kapacity na úrovní projektů a současně lidí. Během několika měsíců (vlastně už je to déle než rok) fungování jsme ji postupně upravovali a vylepšovali v reakci na přicházející potřeby a připomínky. Tady je výsledek:

Obrázek tabulky je pouze ilustrativní a slouží čistě pro potřeby článku. Od té reálné se liší zejména počtem projektů i lidí a jejich rozdělením, fakticky však funguje velmi podobně. Pokud se vám tabulka zalíbí, můžete si ji na konci článku zdarma stáhnout. Pojďme se blíž podívat na jednotlivé části.

• Každý projekt má svůj vlastní sloupec, barevné označení zobrazuje tým, k němuž patří. Projekty celého oddělení jsou bez označení;
• Hodinový fond určuje, kolik času je možné projektu v daném měsíci věnovat. V igloo zpravidla nefakturujeme práce na základě odpracovaných hodin. Výslednou částku tak neovlivní, jestli úkol udělá junior pod kontrolou supervizora za 10 hodin, anebo senior za dvě. S daným počtem hodin tak může projektový vedoucí různě hýbat;
• Lidé u svého jména vyplňují časové odhady (dle plánované práce či vývoje minulých měsíců). Automaticky se tím odečítají časy z fondu projektu. Pokud je odhad překročen, vedoucí uvidí díky podmíněnému formátování červené varování, které ale nemusí automaticky znamenat, že je potřeba plán ponížit. V dlouhodobém hledisku může překročení dávat smysl;
• Pro vlastní potřebu také počítáme, jak si týmy vzájemně vypomáhají (řádky Pouze Tým a Pouze Outsourcing, tedy člověk z jiného týmu);
• Hotovou predikci člověk zaškrtne ve sloupci Mám vyplněno. Rozdělení hodin poté validují vedoucí projektu, celkové schválení je pak na vedoucích marketingu;
• V pravé části pak dochází k automatickým výpočtům podílu interních a externích hodin a zejména pak časových rezerv. Záporná hodnota udává plánovaný přesčas. Do fondu hodin člověka se promítá plánovaná dovolená a také benefity, které igloo nabízí (částka je tak ponížena např. o proplacené hodiny na sebevzdělávání). V součtech níže pak vidíme rezervy celého oddělení;
• Celková čísla ovlivňuje také počet pracovních dní v měsíci – jeho vyplněním se celá tabulka automaticky přepočítá.

Tabulku vyplňujeme na jeden či více měsíců dopředu. Zpětně pak data pravidelně vyhodnocujeme porovnáním predikcí s realitou. Dokážeme to díky tomu, že časy k jednotlivým projektům vykazujeme. Tento proces jsme si poloautomatizovali pomocí vzorců navázaných na měsíční data z Redmine, jména lidí a názvy projektů.

Podařilo se potřeby vyřešit?

Pravidelné používání tabulky nám po prvotních klopýtnutích (chybky ve vzorcích, nejasnosti v jejím vyplňování, ve výpočtech či v rozdělení typů projektů…) nasadilo ty správné dioptrie. Najednou jsme viděli to, co jsme doposud spíš jen tušili.

Výsledky prvních plánování nás v kontextu výpočtu nerovnoměrně rozprostřené vytíženosti rozhoupali k vylepšení postupu pro snazší sdílení úkolů mezi kolegy (pokud se někdo ocitne v krátkodobém prostoji, může si vybrat úkol ze společného seznamu, obdobně jako třeba při kanbanu).

Projektoví vedoucí také začali rychleji delegovat část exekutivy na méně vytížené kolegy, aby měli více času na projekt samotný. Jednoduše díky tabulce viděli, že to jde – že mají někteří kolegové více prostoru než oni samotní. Například padesát hodin práce pro jednoho  člověka se tak rozprostřelo na menší bloky u třech lidí.

Vedoucí týmů získali přehled, kde budou jejich lidé i oni sami potřeba a jaké rozdělení hodin mají při vykazování kontrolovat. Pokud přijde neplánovaný prioritní úkol, je snazší predikovat přesčas nebo požadavek rovnou na někoho odklonit. Všichni zaměstnanci také aktivněji řeší, pokud budou na některé projekty v rámci měsíce potřebovat více času, než mají určeno.

Dále mnohem lépe víme, jak na tom jsme v globálu a podle jakých not budou následující měsíce odsýpat. Umíme si říct, jak velkého klienta dokážeme ještě v pořádku obhospodařit a kontrolujeme plánovaný podíl mezi interními časy a dobou strávenou na posouvání klientů. Rychle zjistíme, jestli není načase nabrat nového kolegu a v jaké oblasti by nám měl nejvíc pomoci, anebo zda nejde jen o krátký výkyv, který zvládneme v současném složení.

Díky tomu, že nepodceňujeme vyhodnocení, se nám daří odhalovat často se opakující důvody nenaplněných predikcí, s nimiž pak můžeme dále pracovat.

Je důležité si uvědomit, že plánování kapacit patří do balíku postupů pracujících s efektivitou lidí i projektů. I díky tabulce tak nyní dokážeme vlastní úkoly i požadavky klientů zpracovávat rychleji, aniž bychom zvyšovali časové dotace. Viditelný plán časů zlepšuje přesnost našich očekávání, dokážeme se konkrétně bavit o tom, proč někdo plánuje u projektu A 40 hodin a jestli při tom nezapomněl na posun projektu B.

To mi v mezičase připomíná důležitou poznámku. V použití tabulky jako nástroje tkví jen polovina úspěchu. Jejím prvotním vyplněním začíná komunikace mezi jednotlivými kolegy kolem zpřesňování plánů prací a priorit. Toto dohadovací řízení je pro přesnost predikce zásadní. 

Co dalšího tabulka přináší?

• Sdílení vytíženosti mezi patry – v igloo spolupracuje několik oddělení (marketing, vývoj, hosting), lepší přehled vzájemné vytíženosti přitom dokáže naznačit, zdali je prostor na nasazení nového webu marketingu či rychlejší posunutí e‑mailingové automatizace;
• Lidé si (i díky tomu, že tabulku nejprve vyplňuje každý sám za sebe) lépe uvědomují, že práci musí plánovat s dostatečným předstihem. Což je pro mě nakonec možná ten největší benefit – lidé sami cítí, že jim dlouhodobější plánování přináší prospěch, tabulka je rituál, na který si rychle zvykli;
• Nové, složitější úkoly nedostávají kvůli síle zvyku jen často přetížení senioři, u kterých pak nějakou dobu leží – tabulka ukazuje, kdo by je mohl mít hotov rychleji.

Co naopak v našem režimu nedokáže?

Tabulka slouží pro přehled vytíženosti u jednotlivých zaměstnanců a projektů. Neřešíme v ní postup práce v rámci týdnů či dnů, nedokáže dostatečně reagovat na nové úkoly, které se v měsíci objeví a další aktuální či náhlé změny. To nám ale vlastně nevadí.

Kratší úseky či naopak dlouhodobější otázky řešíme v rámci projektových porad, plánů i týdenních priorit každého člena týmu (pracujeme v režimu 1 zásadní priorita a 3 hlavní, opět vyhodnocujeme, proč se případně neplní). Průběžně kontrolujeme vykazování, vypichujeme důležité poznatky předchozího týdne, zvlášť pracujeme s ekonomikou projektů apod.

Jak se dá tabulka posunout?

Co tým či styl práce, to vlastní potřeby. Tabulka se dá jakýmkoliv způsobem upravit, v čemž tkví její síla i krása. Dokážete/musíte predikovat přesněji v rámci týdnů? Přidělejte si k projektům nové sloupce (pro ještě větší přesnost, navázanou přímo na úkoly, využijte raději např. Ganttův diagram). Chcete postup častěji vyhodnocovat? Stačí s vyšší frekvencí aplikovat výše popsané vzorce. Pracujete inhouse a projekty nemáte? Zkuste si úvazky rozdělit do hlavních oblastí práce či povinností, a ty poté sledujte…

Naším dalším krokem je přechod z tabulky přímo do Redmine. Držte nám palce! 🙂