PenguinTalks 2022 – strasti a slasti interní konference

Proč interní konference?

Vedu oddělení, jehož členové disponují v průměru více než 7 lety zkušeností v marketingu. Každý si přitom v herním žargonu buduje u svého charu docela jiný build. A krom své specializace se většina stará o klienty různých velikostí.

Každý tak dokáže samostatně obhospodařit současně několik rolí. Předávání zkušeností napříč týmem ale není vždy bezprostřední a automatické.

Event manager na dobu určitou

Stal jsem se proto nakrátko event managerem. Účel byl prostý: marketingové oddělení si na jednom místě a v jeden čas předá to nejzajímavější, nejdůležitější a nejaktuálnější info, co v posledním roce řešilo, tvořilo a vymyslelo.

Úvodní rychlostřípky informací:

• • • Zaměřili jsme se na marketing a obchod, konference byla ale otevřená pro celou firmu (v igloo pod jednou střechou řešíme také vývoj a hosting). Kdokoliv tak mohl přijít, uždibnout si kousek koláče vědomostí, nebo toho ze stolu, a zase odejít.
    • Na konferenci se tučňáci připojovali i on‑line přes Discord.
    • Ano, dostatek občerstvení během celé akce je nezbytnost a půlka úspěchu.

Úvodní rychlostřípky tipů:

• Do práce s řečníky zahrňte několik motivací. Tu první u nás představovalo společné rituální potvrzení, že takovou konferenci chceme, že nám chybí a že ji společně připravíme. Vznikl tím jasný, potvrzený a zapsaný závazek.
• Témata nenechávejte pouze na řečnících, ale projděte si s nimi různé nápady a návrhy a vydestilujte ten nejpřínosnější.
• Pro žádnou ze stran nestojí za to přípravu tlačit a hrotit. Dejte si na ni alespoň 3 měsíce čas.
• Konferenci berte jako projekt, řiďte jej přes projektový systém, a to včetně vykázání stráveného časů pro následnou evaluaci.

Témata a motivace rečníků

Nakonec se v hlavní jednačce (dostatek míst, projektor, tabule…) sešlo 9 řečníků. Přednášky proto měly být co nejkratší a zhuštěné na to nejzásadnější v daném tématu.

• Kristýna se v té době zrovna k tučňáčí tlupě přidala. Představila se ostatním a přinesla novinky k reklamě na sítích.
• Adam vysvětlil, proč milovat nové GA4 a co přinášejí za změny.
• Klaudie navázala ukázkou práce s BigQuery včetně SQL dotazování a napojení na Looker Studio.

Pokud jsem vám tímto připomněl, že prokrindapána už letos v červnu končí podpora Universal Analytics a vy ještě GA4 s přehledy nemáte nasazeny, ozvěte se Adamovi, pomůže vám s tím. 📞

• Tereza prošla aktuální proces a výzvy cold callingu.
• Marek shrnul, jak správně postupovat při expanzi na zahraniční trhy. Na co nezapomenout, jaké profesní role je dobré mít v týmu nebo také jak vyzrát na nástrahy vybraných evropských států.
• Eliška si připravila přednášku o salienci a symbolech značky včetně praktických ukázek a her.
• David se podělil o rozlousknutý ořech automatizované práce s rozpočty na 30 a více úrovních 4 reklamních systémů.
• Petr nasdílel shrnutí problémů a dotazů českých firem spojených s marketingem, potažmo s on‑line propagací, které nasbíral ze stovek rozhovorů za poslední dobu.
• A moje maličkost ukázala, jak postupuje u klientských brand workshopů a jak zpracovává výstupy. Jako bonus jsem přidal pár tipů na krátké odborné knihy.

Jak odkazy naznačují, jednotlivá témata postupně rozebíráme na firemních sítích – sledujte nás, ať o nic nepřijdete – FB, IG, LI, TT.

Docela nabité, že? Na závěr jsme zvládli přilepit ještě soutěž o nejlepší prezentaci s hodnotnými cenami. Vouchery na 2 000 Kč za první a 1 000 Kč za druhé místo vyhráli (tedy nejvíce hlasů získali) –virbl– Eliška a Marek!

💡 Šlo o druhou ze tří řízených motivací pro řečníky. Vouchery měly zajistit zvýšení kvality prezentace a předání tématu. První motivace představovala společné rituální potvrzení, že takovou konferenci chceme (viz výše). A poslední pak byla trochu donucující. Všichni jsme si přípravu a účast dali do našich kvartálních výkonových úkolů.

Checklist interního eventu

Ne všechny kroky přípravy, uskutečnění a vyhodnocení události si zaslouží svůj popis. Současně se na ně ale hodí myslet. Vytvořil jsem proto checklist bodů, s jehož pomocí neuděláte v procesu organizace chybu. Celý si jej můžete stáhnout pod formulářem níže. «««odkázat dolů?

Jde ve zkratce o to:

1. Schválit konferenci a její účel s managementem a účastníky.
2. Probrat témata.
3. Promyslet motivace.
4. Rozdat role a odpovědnosti.
5. Zajistit termín, místnost, občerstvení, techniku atd.
6. Průběžně informovat řečníky i celou firmu.
7. Zpracovat harmonogram.
8. Ověřit, že technika v místnosti funguje, občerstvení se opravdu peče apod.
9. V den akce pozvat on‑line diváky do konkrétní místnosti/poslat jim link ke sledování.
10. Připravit místnost, občerstvení, organizovat celou událost, vyhodnotit motivaci kvality a oslavit vítěze.
11. Po konferenci posbírat feedback, zálohovat prezentace, ohlídat si propagaci navenek a vytvořit úkol na další ročník .

Pár tipů závěrem

Strávit celý den vzděláváním v tolika lidech není nic levného, proto kromě propagace dovnitř rozhodně nezapomeňte na komunikaci akce navenek. My kromě příspěvků o tom, že se akce koná/konala, postupně zveřejňujeme také info o jednotlivých přednáškách. Ostatně ani tento článek není náhoda. Z konference tak těžíme, co to dá.

Promyslete, jestli by se z přednášek nehodilo připravit krátký test, aby si účastníci hlavní informace ještě lépe zapamatovali.

Doporučuji držet přednášená témata jasná a poměrně krátká. Je to paradoxně větší výzva pro soft skills. Nutí vás to odřezávat méně podstatné detaily (na ně bude po konferenci času dost) a navíc zbyde více prostoru na diskusi, která patří zákonitě mezi nedostatkové zboží.

Nezapomeňte ani na vyhodnocení celé akce včetně zpětné vazby od relevantních aktérů. V dalším ročník díky tomu posílíte pozitiva a omezíte negativa.

Co dál?

U nás měla interní konference pozitivní ohlas a nastolila témata, která dál řešíme už po vlastních osách. Další ročník už se pomalu blíží.

A vy si nezapomeňte zdarma uzmout checklist konání akce, třeba vám nějaký ten čas ušetří.