Aplikace na míru bude mít bez dobrého výzkumu jen jepičí život. Sesbírali jsme proto důkladně (desk research, workshop, kvalitativní rozhovory …) všechny informace o současné pracovní náplni HR pracovníků a manažerů, nastavených procesech či o představách, potřebách a očekáváních spojených s novou aplikací. Šlo třeba o:

• automatizaci evidence změn u pozic a zaměstnanců,
• zaznamenávání úprav a uchovávání historie změn,
• zavedení možnosti podrobné, kontextuální filtrace dle zadaných parametrů,
• generování reportů pro jednotlivce, týmy i management,
• správu uživatelských práv dle pozice či role ve firmě,

Aplikace vytváříme s důrazem na to, aby měl zákazník kompletní přístup ke zdrojovému kódu bez závislosti na konkrétním dodavateli (vendor lock-in). Zde jsme proto jako základ zvolili otevřený systém Drupal 9, silný právě v práci s různými typy obsahu a dat a jejich filtrací či v nastavení podrobného access managementu.

Umíme sice zajistit i vlastní zabezpečený hosting, kvůli interním pravidlům, citlivosti dat i GDPR klient ale nakonec zvolil provoz aplikace na vlastní infrastruktuře. Abychom mu ušetřili náklady spojené se správou odděleného webového a databázového serveru, napojili jsme aplikaci na Microsoft SQL server, který už používal.

V další fázi bylo nutné doplnit kostru aplikace daty, které budeme u pozic a zaměstnanců evidovat. Z povahy dat jsme vytvořili datovou strukturu, do níž jsme pak importovali veškeré informace z doposud používaných excel dokumentů a dalších nástrojů.

Nová data o zaměstnancích a kontraktorech se už plní přímo do aplikace, která umí zároveň uchovávat změny. Pokud je to tedy potřeba, personalisté se snadno dostanou ke starším verzím a k vývoji úprav.

Jedna z nejdůležitějších funkcí aplikace je právě snadná a rychlá práce s filtry a reporty, jejich automatické generování dle zadaných požadavků a do formátu, uzpůsobeného k rychlému získání informací a k relevantnímu vyhodnocení.

• volných i obsazených pozicích,
• docházce a dovolených,
• rozpočtech na rozvoj či nábor a jejich čerpání v čase,
• školeních, termínech končících BOZP či lékařských prohlídkách,
• evidenci čipových karet,

Detail zaměstnance pak umožňuje zobrazit jeho průchod firmou – kdy nastoupil, kam kariérně vyrostl, kdo jej vedl, v jakých týmech pracoval a s jakým úspěchem apod.

Po reportech přišly na řadu automatizace. Vycházeli jsme zde ze scénářů reálného běhu procesů v Global IT Center, získaných ve fázi výzkumu. Můžeme vypíchnout třeba:

• dojde-li k ukončení spolupráce, aplikace může okamžitě a zcela automaticky vytvořit novou volnou pracovní pozici,
• změní-li se typ spolupráce z kontraktora na kmenového zaměstnance (či naopak), systém automaticky vyřeší návaznosti,
• počty volných a obsazených pozic je možné sledovat nejen k aktuálnímu dni, ale také ke kterémukoli dni v minulosti či dokonce v budoucnosti (pokud někdo již tyto plány zadal do systému),

Poslední větší výzvu představovalo nastavení logiky uživatelských rolí a skupin tak, aby korespondovaly s právy a povinnostmi jednotlivých zaměstnanců. Někteří tak disponují právy pro vkládání a editaci dat, jiní si tyto informace ani nemohou zobrazit. Uzpůsobeny jsou tomu i formuláře, obsahující jen ta pole, relevantní pro daného člověka.

Každý tak pracuje jen s tím, co opravdu potřebuje. Veškeré změny jsou opět ukládány v systému. Lze si tedy jednoduše zobrazit, co, kdo, kdy a jakým způsobem upravil.