Global IT Center
Automatizace HR procesů na míru
Vytvořili jsme EMS (emloyee management system) aplikaci, která v Global IT Center zautomatizovala každodenní HR rutinu i nejčastější firemní procesy. Podívejte se, co všechno umí a proč ji chcete mít taky 👇
👍 Jediná HR aplikace pro evidenci dat, automatizaci procesů i reportingu
🤖 Eliminace rutinní práce a chyb s ní spojených ➝ výrazně šetříme čas i peníze
👪 Přesné nastavení uživatelských práv – od lokální administrativy po manažery mateřské společnosti
V čem byl problém?
V Global IT Center, zajišťující IT služby a technickou podporu pro globálního dodavatele stavebních materiálů HeidelbergCement Group, používali na HR/Admin oddělení spoustu samostatných aplikací a excel dokumentů. Personalisté počítali dovolené pomocí složitých vzorců, pravidelně tvořili stále stejné reporty a manuálně evidovali všechny změny u zaměstnanců i pracovních pozic. Rutinní práce neměla konce, pravděpodobnost chyby byla nemalá.
Pokud jste menší firma, s tabulkovými nástroji si v mnoha oblastech práce vystačíte. S růstem se ale začínají kolečka zadrhávat, úkoly kupit a náraz do zdi nevyhnutelně blížit.
Co ale s tím, pokud víte, že přechod na existující HR nástroje znamená nemalé náklady a nespavost způsobenou ohýbáním vnitřních procesů?
Navrhli jsme EMS aplikaci na míru, která veškerá data a postupy přenese na jedno místo a rutinní úkoly zautomatizuje:
- zaměstnanci na různých pozicích získají okamžitý přístup k aktuálním informacím, ze kterých snadno vytvoří potřebné reporty. Usnadní si tím každodenní práci,
- celá společnost tím výrazně ušetří čas i peníze,
- zcela odpadá riziko náhodných chyb.
Jaká cesta k něčemu takovému vede?
Řešení: EMS aplikace na míru
- Výzkum a analýza
Aplikace na míru bude mít bez dobrého výzkumu jen jepičí život. Sesbírali jsme proto důkladně (desk research, workshop, kvalitativní rozhovory …) všechny informace o současné pracovní náplni HR pracovníků a manažerů, nastavených procesech či o představách, potřebách a očekáváních spojených s novou aplikací. Šlo třeba o:
- automatizaci evidence změn u pozic a zaměstnanců,
- zaznamenávání úprav a uchovávání historie změn,
- zavedení možnosti podrobné, kontextuální filtrace dle zadaných parametrů,
- generování reportů pro jednotlivce, týmy i management,
- správu uživatelských práv dle pozice či role ve firmě,
- Výběr technologie a prvotní návrh aplikace
Aplikace vytváříme s důrazem na to, aby měl zákazník kompletní přístup ke zdrojovému kódu bez závislosti na konkrétním dodavateli (vendor lock-in). Zde jsme proto jako základ zvolili otevřený systém Drupal 9, silný právě v práci s různými typy obsahu a dat a jejich filtrací či v nastavení podrobného access managementu.
Umíme sice zajistit i vlastní zabezpečený hosting, kvůli interním pravidlům, citlivosti dat i GDPR klient ale nakonec zvolil provoz aplikace na vlastní infrastruktuře. Abychom mu ušetřili náklady spojené se správou odděleného webového a databázového serveru, napojili jsme aplikaci na Microsoft SQL server, který už používal.
- Vybudování struktury dat
V další fázi bylo nutné doplnit kostru aplikace daty, které budeme u pozic a zaměstnanců evidovat. Z povahy dat jsme vytvořili datovou strukturu, do níž jsme pak importovali veškeré informace z doposud používaných excel dokumentů a dalších nástrojů.
Nová data o zaměstnancích a kontraktorech se už plní přímo do aplikace, která umí zároveň uchovávat změny. Pokud je to tedy potřeba, personalisté se snadno dostanou ke starším verzím a k vývoji úprav.
- Práce s reporty a filtry
Jedna z nejdůležitějších funkcí aplikace je právě snadná a rychlá práce s filtry a reporty, jejich automatické generování dle zadaných požadavků a do formátu, uzpůsobeného k rychlému získání informací a k relevantnímu vyhodnocení.
Personalisté či management tak na pár kliknutí a na jednom místě získají přehledy a výpisy např. o:- volných i obsazených pozicích,
- docházce a dovolených,
- rozpočtech na rozvoj či nábor a jejich čerpání v čase,
- školeních, termínech končících BOZP či lékařských prohlídkách,
- evidenci čipových karet,
Detail zaměstnance pak umožňuje zobrazit jeho průchod firmou – kdy nastoupil, kam kariérně vyrostl, kdo jej vedl, v jakých týmech pracoval a s jakým úspěchem apod.
- Automatizace na míru
Po reportech přišly na řadu automatizace. Vycházeli jsme zde ze scénářů reálného běhu procesů v Global IT Center, získaných ve fázi výzkumu. Můžeme vypíchnout třeba:
- dojde-li k ukončení spolupráce, aplikace může okamžitě a zcela automaticky vytvořit novou volnou pracovní pozici,
- změní-li se typ spolupráce z kontraktora na kmenového zaměstnance (či naopak), systém automaticky vyřeší návaznosti,
- počty volných a obsazených pozic je možné sledovat nejen k aktuálnímu dni, ale také ke kterémukoli dni v minulosti či dokonce v budoucnosti (pokud někdo již tyto plány zadal do systému),
- Nastavení uživatelských práv
Poslední větší výzvu představovalo nastavení logiky uživatelských rolí a skupin tak, aby korespondovaly s právy a povinnostmi jednotlivých zaměstnanců. Někteří tak disponují právy pro vkládání a editaci dat, jiní si tyto informace ani nemohou zobrazit. Uzpůsobeny jsou tomu i formuláře, obsahující jen ta pole, relevantní pro daného člověka.
Každý tak pracuje jen s tím, co opravdu potřebuje. Veškeré změny jsou opět ukládány v systému. Lze si tedy jednoduše zobrazit, co, kdo, kdy a jakým způsobem upravil.
Ukázka mobilní verze aplikace.
Pro rychlý přístup k nejdůležitějším/nejčastěji používaným přehledům jsme uzpůsobili také dashboard, přístupný rovnou z domovské stránky webové aplikace. Přehledy jdou samozřejmě také exportovat.
Tvorba aplikace představovala zajímavou výzvu od začátku do konce. Ať už šlo o zmapování procesů, návrh struktury aplikace, nebo naprogramování komplexní automatizace. Vypíchnul bych hlavně funkcionalitu výstupů navázaných na zadaný čas – výstupy jsou platné k libovolně zvolenému datu v minulosti, současnosti i budoucnosti.
Další vývoj
Výsledná EMS aplikace zásadně usnadňuje a zrychluje práci prakticky všem oddělením – ať už jde o back-office, HR, či management mateřské společnosti. Šetří díky automatizaci spousty hodin práce i nervů, a to bez nutnosti upravovat dříve nastavené a zaběhlé procesy.
My samozřejmě nepolevujeme a aplikaci rozšiřujeme o další funkce, dál ji také spravujeme a ručíme za její bezpečné fungování.
Pálí vás denně obdobné problémy a rádi byste rutinní práci zautomatizovali? Dejte vědět a najdeme vhodné řešení. Pomoci umíme také s náborem či HR marketingem.