Začínáme s GTD

• Barbora Michalčíková


• 18 Zář 2019

Přestaňte v hlavě nosit všechny pracovní povinnosti a raději se lépe zorganizujte. Mně k tomu pomohla metoda GTD, kterou denně využívám v administrativě. Stručně vám ji představím a přidám několik příkladů z mé praxe.

Mít vše hotovo

„Mít vše hotovo“ je český překlad knížky, která objasňuje metodu GTD neboli „Getting Things Done“ – v posledních letech jde o módní způsob, jak si organizovat práci. Promyšleně přesahuje oblíbené diářové TODO listy a nezapomíná myslet i v dlouhodobějším horizontu, než vám umožňuje běžný zápisník. Já se díky GTD změnila z rozlítané holky s hromadou lepících papírků v organizovanou osobu s minimem úkolů v paměti. Ukážu vám svou cestu.

V igloonetu pracuji na oddělení administrativy. Za ty roky se na mou pozici některé povinnosti nabalovaly, jiné odpadaly. Často přitom šlo o úkoly různého charakteru. Byla doba, kdy jsem neměla kolegyni Simču, ale zato jsem měla na starost například:

• běžný provoz firmy – od kafíček pro klienty po zásoby toaleťáku,
• faktury, platby, upomínky, smlouvy a nekonečné scanování dokumentů,
• prodlužování domén, zakládání běžných hostingových služeb, vystavování certifikátů,
• personalistiku, technickou podporu a organizaci školení,
• starost o zaměstnané tučňáky, aby jim bylo v igloo hezky.

Jak vidíte, činností je opravdu spousta. U všech musíte mít přehled o deadlinech, podkladech a realizaci, přitom ale vyžadují častou „změnu osobnosti“ – někde je devízou být pečlivý, někde kreativní, jinde flexibilní. Při takovém množství úkolů je alfou a omegou vědět, jak věci naplánovat a jakou prioritu jim přiřadit. I když jsem při nástupu do igloo tvrdila, jak jsem bezvadně zorganizovaná, měla jsem před sebou dlouhou cestu. Pomohla mi právě metoda GTD.

Hlavní zásady GTD 

GTD biblí je knížka Davida Allena Mít vše hotovo (Getting Things Done), která vychází z přesvědčení, že v hlavě nemáme nosit kvanta termínů a úkolů. Lepším způsobem je vytvoření ucelených seznamů, které ve správný čas efektivně zpracujeme.

Allenovo desatero (v pěti krocích):

1. sesbírat
2. zpracovat
3. zorganizovat
4. udělat
5. zhodnotit

1) Sběr

Potřebujeme si vyprázdnit hlavu. Jelikož nechceme pořád myslet na všechny povinnosti, zapisujeme si poznámky do mobilu a všude lepíme barevné papírky. David Allen přichází s tzv. schránkou – centrálním místem na sběr úkolů.  Je jen na vás, jestli si založíte papírovou škatuli, kam budete ukládat papírky, emailbox, nebo jiné shromaždiště. Hlavní výhoda je jasná – vše bude na jednom místě.

Ideálem je 1 schránka. Já se držím pravidla  „co nejméně, ale současně tak akorát.“

Vždy se snažte informaci úplně odložit, abyste na nic nemuseli myslet. Například nestačí papírek Porada administrativy, protože si stále musíte pamatovat, kdy bude, a že se na ni musíte připravit. Mnohem lepší je tedy Nachystej podklady na poradu administrativy, konání: středa 13:00.

2) Pravidelné zpracování schránek

Povinnosti jsme si zaznačili, teď je potřeba tu kopu všeho vhodně zpracovat. Jde o podúkol k nějaké rozdělané věci? Jsou si úkoly tematicky blízké? Můžu to udělat hned, nebo to chce víc času? Schránku průběžně procházím každý den, pomáhá mi přitom pravidlo 2 minut.

Jakmile narazím na rychlovky, které budu mít do 2 minut hotové, hned je udělám. Když během hodiny vyřeším 40 malých úkolů, můžu se během dne naplno věnovat těm složitějším a nemusím neustále tříštit pozornost. Byla jsem mistr v kupení těchto jednohubek, než jsem se hecla a zkusila to – proces plnění krátkých úkolů se brzy optimalizoval, a dnes je to rychlá záležitost. Do 2 minut zvládnu vyřídit většinu telefonátů, krátkých e‑mailů, objednávek apod. Přijaté e‑maily doporučuju vždy úplně zpracovat, nenechávejte tam žádné ležáky.

Zbytek úkolů si zadám do vhodných nástrojů, např. do Google kalendáře, diáře nebo jiného organizačního programu. Všechno samozřejmě nemůžete hned zpracovat nebo tematicky zařadit (nápady, návrhy, dlouhodobé cíle), ale  nebojte, i pro ně najdeme vhodné místo.

3) Organizace

Se zpracováním jde ruku v ruce organizace. V této fázi si postupně pomáhám 5 pomůckami:

I. Projekty

Často je před námi úkol, který se skládá z několika samostatně ucelených menších úkolů – při organizaci školení je potřeba zajistit místnost, lektora, inzerát na školení, podklady, občerstvení… Všechny tyto věci schováte do projektu Školení. 

Já si založila projekty korespondující s jednotlivými oblastmi v igloo, které mám na starost (fakturace, smlouvy, mzdy, personalistika, nábor, školení). V případě „velkého“ úkolu, který obsahuje mnoho dalších podúkolů, si zakládám podprojekty (např. odchod zaměstnance – zajistit papíry, získat podpisy, zaevidovat, ukončit firemní benefity, aktuální kontakt, zařídit výstupní dokumenty pro dalšího zaměstnavatele). 

II. Kalendář

Co má pevně daný termín zadám do kalendáře. Když to vyžaduje další činnosti, vytvořím k tomu úkoly, které vkládám do projektů. Myslet musím i na včasný deadline.

Nezahlcujte svůj kalendář. Je rozdíl, když má něco pevný termín ve čtvrtek (schůzka) a když si něco na čtvrtek plánuju já (dokončím report).

III. Kontexty a štítky

K úkolům si přiřazuji kontexty a štítky, které mi pomáhají v lepší orientaci v typu úkolu. Kontext může mít úkol jen jeden, štítků volíte neomezeně. 

Pro GTD jsou kontexty jeden ze základních stavebních kamenů. Definuje je jedna ze 3 věcí:

• místo – kde se tomu budu věnovat? (kancelář, doma, pochůzky)
• nástroj – co k tomu potřebuji? (telefon, počítač, e‑mail)
• osoba – koho k tomu potřebuji/deleguji na někoho?

Používám on‑line nástroje, které umí pracovat se štítky, a navíc si je už pamatují, takže další přiřazení je opravdu otázka vteřiny. V papírové formě si pomáhám zvýrazňovači a značkami.

IV. Čekám na

Delegujete? Máte podřízené? Tato kategorie vám mnohé ulehčí. 

Já ji využívám jako štítek (viz bod III.). Vychází to z množství úkolů, u kterých na něco čekám – je jich minimálně, já jsem většinou ta, na kterou se deleguje. Jako samostatný kontext je vhodnější například pro mého šéfa, který získává větší množství podkladů od různých lidí.

V. Někdy, možná…

Kontext/štítek, který jsem naznačila v kroku zpracování – sběrné místo pro různé nápady, kde vše okamžitě najdu. Tuto schránku nezpracovávám tak často, jednou za delší dobu si vyhradím čas a mrknu do „bazénu nápadů.“ Některé rozpracuji, z některých vytvořím dlouhodobé cíle a zařadím je do projektů, některé zahodím. 

Toto úložiště mi pomáhá uvolnit hlavu od nerozpracovaných nápadů, na které ale nechci zapomenout, a stejně tak na ně nechci narazit náhodou, až budu před Vánoci uklízet šuplík se zatoulaným papírkem. 

4) Udělej

Ano, ano, myslí se i na samotné zpracování úkolů. Znáte to: organizujete, organizujete, ale nemáte, kdy reálně pracovat 🙂 

Allen vás učí zohlednit prioritu úkolů a štítky, o kterých jsem psala výše. Jste v práci u počítače a máte dvě hodiny? Vyfiltrujte si štítky kancelář + počítač, a hned víte, na co se vrhnout. Přesouváte se na schůzku půl hodiny vlakem? Můžete zpracovat e‑maily na telefonu, případně vyřídit telefonáty.

Když bych měla všechno z organizace a plánování zahodit a zachovat jen jedno jediné pravidlo, je to tohle: 

Ráno začněte tím nejdůležitějším, nejtěžším, nejotravnějším.

Nejdu na kafe, ani si nepřečtu e‑maily. Jako první věc zpracuju nejurgentnější úkol. Během celého dne pak funguju v lepším tempu a nejsem tolik ve stresu – na odkládaného strašáka už nemusím myslet.

5) Zhodnocení

Stihli jste za týden/měsíc všechno, co jste chtěli? Nevyrojily se ze splněného úkolu další povinnosti? Vše je třeba pravidelně vyhodnocovat. Já to dělám v krátkodobém i dlouhodobém horizontu:

Hned po dokončení úkolu

Po každém hotovém úkolu si kontroluju, jestli je opravdu vše hotové. Nevznikly nějaké podúkoly? Čekám na něco? Potřebuji pohlídat termín?

Týdně

Týdenním zhodnocením jsem si zvykla uzavřít pracovní týden a nachystat se na další. Učí mě to nepracovat o víkendu, mít čistou hlavu a v pondělí ráno vědět, co mě čeká.

Měsíčně

Dlouho jsem byla chycená v pasti krátkodobých úkolů. Měsíc střídal měsíc, úkoly jsem zpracovávala, ale nijak zvlášť se neposouvala v dlouhodobých cílech. Pomohlo mi pravidelné zhodnocení, díky kterému mám přehled, kdy a jak na nich můžu pracovat. Koncem každého měsíce proto posuzuji, jak a čím se posouvám v dlouhodobých plánech. 

Zhodnocením celý proces organizace a plnění úkolů končí – pokud při něm vzniknou nové požadavky, hodíte je do schránky a jede se nanovo. Jestli chcete vědět o GTD víc, určitě si přečtěte Allenovu knížku. Žádný článek vám nedá tolik, jako když jdete přímo ke zdroji a navnímáte si hlavní myšlenku sami.

Pracovní nástroje všedního dne

Metodu GTD využívám v administrativně prakticky denně. S čím pracuju?

Papír versus elektronika 

Dlouhou dobu jsem vedla boj „papír versus elektronika.“ Od základní školy miluju papírové diáře a barevné lepící papírky, jenže najednou jsem nastoupila do firmy plné ajťáků, kteří, jak je rok dlouhý, nepoužijí propisku.

Papírová forma vyhovuje mé kreativitě, kterou neomezuje grafika žádného programu:

• Sama si určuji písmo, barvy, členění i značky.
• Ručně psané poznámky se mi lépe pamatují.
• Je pro mě rychlejší vzít první papírek ze stolu a zapsat si myšlenku.
• Kreslím myšlenkové mapy, škrtám, zvýrazňuji. Rychleji tak dojdu k lépe definovanému výsledku, který rozkouskuji na úkoly a hodím do GTD.

I když bych diáři přísahala věrnost až do hrobu, musím mu kvůli větší míře a různorodosti svých povinností přiznat i pár nevýhod. Práce v administrativě obnáší hodně malých pravidelných mikroúkolů (faktury, platby, e‑maily). Umíte si představit, jak otravné by bylo vypisovat si je každý den?

Papír se navíc špatně aktualizuje, aby zůstal přehledný a čitelný, a i když se budete snažit sebevíc, s Google kalendářem ho prostě nesynchronizujete. A to nemluvím o situaci, kdy se vám do kabelky rozlije kafe… Našla jsem si proto ideální kombinaci papírových i elektronických pomocníků.

Moje administrativní výbava

Stále používám diář. Dnes má mnohem menší formát než před lety a víc než TODO listy si do něj značím „milůstky“ daného dne. Udržuji si dlouhodobý přehled o termínech a hned vím, kolik měsíců mám na větší projekt, kdy mám obsazené víkendy školou, a hlavně, kdy nemám vůbec nic.

Elektronickým parťákem je Google kalendář, kam značím schůzky a porady. Vše mám synchronizované s firemním kalendářem, takže mi v daný den hned vyskočí, kdy přijde klient nebo kdy jsou kolegové nedostupní kvůli poradě.

Na sběr úkolů čekajících na organizaci mám mailbox a Redmine. V mailboxu používám barevné rozlišení e‑mailů a různé podsložky. 

Redmine využíváme napříč celým igloonetem. Zakládáme v něm úkoly v různých projektech, přiřazujeme je příslušným lidem (i sobě), nastavujeme termíny uzavření a máme i nástroj, který nám připomíná dlouhodobou neaktualizaci.

Z organizačních pomocníků je mým favoritem tracks. Nástroj vyvinutý v logice GTDčka není graficky nejatraktivnější, ale krásně kopíruje jednotlivé zásady této metody.

Úkoly si organizuji zařazením do projektů, následně je označím štítky/kontextem, závislými osobami, nastavím termíny plnění, případně je zadám do kalendáře.

U dlouhodobějších úkolů si občas hraju s myšlenkovými mapami. Mám velkou představivost a víc než memorování faktů mi jde přenášení věcí do obrazů a zachycování souvislostí. Kromě uspokojivého kreslení map s celou sadou barevných fixek a pastelek také lépe vyjádřím a obsáhnu co plánuji, a co k tomu potřebuji. 

Kombinaci uvedených nástrojů jsem si ušila na míru. V oboru se samozřejmě potkáte s mnohými dalšími jako Trello, Asana, 2DO nebo Nozbe. Máte s nimi zkušenosti?  Věřím, že pro mnohé z vás není GTDčko novinkou. Napište mi do komentáře vaše postupy a vychytávky. 

Organizujete si domácnost či partnera?

Při čtení knížky narazíte na fakt, že se Allen neomezuje jen na práci a jeho cílem je úplně vyčistit hlavu. To znamená, že si ji nemáte zatěžovat ani pravidelnou prohlídkou u lékaře, termínem opravy auta či nákupním seznamem.

Než začnete takhle fungovat, chce to víkend až dva, kdy stopnete běh svého života a vše, opravdu vše, přenesete do schránek a pečlivě zorganizujete. Děsivý krok. Vím o tom své,  dlouho jsem ho odkládala. Nakonec zjistíte, že tuto metodu můžete propojit i s vašimi oblíbenými seberozvojovými knížkami, či životními záměry. 

Já se rozhodla pro kompromis. Prohlídka u zubaře na mě vyskočí s dostatečným předstihem nejen na včasné objednání, ale i na psychickou průpravu. Nákupní seznam na sezónní zahradničení sbírám dlouhodobě, pak jen vyfiltruji daný štítek. Některé oblasti svého života ale nechávám úplně bez organizace a plánu. Necítím se příjemně, když bych měla svůj osobní život a volný čas linkovat do úkolů s termíny a dlouhodobě vše rozplánovat (najít ženicha, porodit syna, zasadit strom, nezapomenout na žigulíka a dovolenou v Jugoslávii).

Vy, co GTDčko znáte, nechali jste ho proniknout i do soukromí? Jak výrazně? Mám kamaráda, co si naplánoval syny v pečlivě propočítaných věkových rozestupech, odškrtává i státy na mapě a necítí se o nic méně šťastný než já.

Chcete vědět víc?

Zaujalo vás GTD a chcete vědět víc? Kromě několikrát zmíněné Allenovy knihy doporučuju například blogy Mít vše hotovo (články nejen o GTD) nebo Clever minds (zápisníky a nedatované diáře přizpůsobené GTD metodě).

Jaká další témata ze světa administrativy vás zajímají? Dejte nám vědět!